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HRIS-Synchronisierung

Was die HRIS-Synchronisierung ist, was synchronisiert wird und wie Du sie einrichtest

Die HRIS-Synchronisierung importiert Deine Mitarbeitenden automatisch aus Deinem HR-System (Personio oder Microsoft Entra, früher Azure AD) in onyo und deaktiviert Personen, die nicht mehr berechtigt sind. Sie ersetzt den manuellen Mitarbeitendenimport.

Was wird synchronisiert?

Immer: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Beschäftigungsstatus und Beschäftigungsart.

Optional, abhängig vom Anbieter und den erteilten Berechtigungen:

  • Adresse und Telefonnummer
  • Abteilung, Team, Büro, Rechtliche Einheit und Kostenstelle – sie werden als Gruppen importiert und können zum Filtern verwendet werden
  • ein Budget aus einem benutzerdefinierten Feld

Wie läuft die Synchronisierung?

Einmal eingerichtet, synchronisiert onyo automatisch jede Stunde. Auf der Seite HRIS-Synchronisierung (Einstellungen → Allgemeines → HRIS-Synchronisierung) kannst Du die Synchronisierung außerdem jederzeit per Klick sofort starten.

Wer wird deaktiviert?

onyo deaktiviert Mitarbeitende automatisch, sobald sie die von Dir festgelegten Importkriterien nicht mehr erfüllen (z.B. wenn sich ihr Beschäftigungsstatus ändert oder sie aus einer ausgewählten Gruppe entfernt werden) oder wenn sie in Deinem HR-System gelöscht werden. Deaktivierte Personen können sich nicht mehr bei onyo anmelden, bleiben aber mit ihrer Historie erhalten – und werden automatisch wieder aktiviert, falls sie die Kriterien später erneut erfüllen. So musst Du ausgeschiedene Mitarbeitende nicht mehr manuell entfernen.

Einrichtung

  1. Wähle auf der Seite HRIS-Synchronisierung Deinen HRIS-Anbieter.
  2. Trage die Zugangsdaten Deines HR-Systems ein und klicke auf „Änderungen speichern“.
  3. Lege anschließend die Synchronisierungseinstellungen fest: Beschäftigungsstatus, Beschäftigungsart und HRIS-Gruppen (leer lassen, um alle aktuellen und zukünftigen Gruppen zu importieren). Diese Einstellungen und die Gruppenliste erscheinen erst, nachdem die Verbindung gespeichert wurde, weil die Gruppenliste live aus Deinem HR-System geladen wird.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots gibt es für beide Anbieter:

Solltest Du Fragen oder Probleme haben, wende Dich gerne jederzeit über das Kontaktformular an uns.