Personio synchronisieren

Mit der HRIS-Synchronisierung importiert onyo Deine Mitarbeitenden automatisch aus Personio – stündlich und ohne manuellen Import. Diese Anleitung führt Dich Schritt für Schritt durch die Einrichtung.

Voraussetzung: In Personio brauchst Du die Zugriffsrechte für die Marketplace-Integration und die API (unter Einstellungen → Mitarbeiterrollen → Zugriffsrechte → Konto-Konfiguration) – eine volle Administrator-Rolle ist nicht nötig.

Du hast onyo bereits mit Personio verbunden? Dann lege keine neue Integration an, sondern setze nur die Zugangsdaten zurück – siehe Zugangsdaten zurücksetzen am Ende dieses Artikels.

Schritt 1: In onyo den Anbieter auf Personio setzen

Öffne in onyo die Seite HRIS-Synchronisierung (Einstellungen → Allgemeines → HRIS-Synchronisierung) und wähle unter „HRIS-Anbieter“ den Eintrag Personio aus.

Schritt 2: In Personio den onyo-Marketplace-Eintrag öffnen

Öffne in Personio den Marketplace und suche nach „onyo“. Klicke auf die onyo-Kachel in den Suchergebnissen.

Schritt 3: Berechtigungen prüfen

Öffne die onyo-Integration. Unter „Einrichtung und Berechtigungen“ siehst Du, dass onyo nur die eine Berechtigung „Daten zu Mitarbeitenden lesen“ benötigt. Du musst hier nichts manuell auswählen – die Berechtigung wird beim Verbinden automatisch erteilt.

Schritt 4: Verbinden und neue Zugangsdaten generieren

Klicke oben rechts auf „Verbinden“. Wähle im nächsten Schritt „Neue API-Zugriffsdaten generieren“ und bestätige.

Schritt 5: Client-ID und Secret kopieren

Personio erzeugt nun die Zugangsdaten: die Client-ID und das Client secret. Lass dieses Fenster geöffnet, bis beide Werte in onyo eingetragen sind (das Secret wird nur einmal angezeigt), und kopiere sie nacheinander hinüber – erst die Client-ID, dann das Secret (Schritt 6).

Schritt 6: Zugangsdaten in onyo eintragen

Wechsle zurück zu onyo und füge unter „Verbinden“ die Client-ID in das Feld „Personio Client-ID“ und das Secret in das Feld „Personio API-Secret“ ein. Klicke anschließend auf „Änderungen speichern“.

Schritt 7: Synchronisierung einstellen

Die Synchronisierungseinstellungen erscheinen erst, nachdem die Verbindung gespeichert wurde (die Gruppenliste wird live aus Personio geladen). Lege fest, welche Mitarbeitenden importiert werden:

• Beschäftigungsstatus – nur Mitarbeitende mit diesen Status importieren.
• Beschäftigungsart – nur Mitarbeitende mit diesen Beschäftigungsarten importieren.
• HRIS-Gruppen – leer lassen, um alle aktuellen und zukünftigen Gruppen zu importieren.
• Budgetfeld in Tokens – für die meisten Firmen irrelevant und nur relevant, wenn Ihr in onyo mit virtuellen Tokens statt Euro arbeitet. Nur dann und nur, wenn das Budget in Personio ebenfalls in Tokens gepflegt ist, aktivieren.

Wichtig: Setzt Du mehrere Filter, müssen Mitarbeitende alle davon erfüllen, um importiert zu werden. Wählst Du z.B. bestimmte Beschäftigungsstatus und bestimmte Beschäftigungsarten aus, wird jemand nur importiert, wenn sowohl der Status als auch die Beschäftigungsart passt (und, falls Gruppen gewählt sind, die Person zu einer davon gehört). Innerhalb eines einzelnen Filters genügt dagegen ein Treffer – etwa einer der ausgewählten Status.

Schritt 8: Erste Synchronisierung starten

Klicke auf „Jetzt mit Personio synchronisieren“, um den ersten Import zu starten. Danach synchronisiert onyo automatisch jede Stunde. Ein grünes „Synchronisierung abgeschlossen“ bestätigt, dass alles funktioniert.

Geschafft :) Ab jetzt hält onyo Deine Mitarbeitenden automatisch mit Personio in Einklang: Neue Personen werden in onyo angelegt, Änderungen (z.B. Name oder Adresse) übernommen und Personen, die nicht mehr Deinen Kriterien entsprechen oder in Personio gelöscht wurden, deaktiviert – stündlich und ohne manuellen Import. Solltest Du Fragen oder Probleme haben, wende Dich gerne jederzeit über das Kontaktformular an uns.

Bereits verbunden? Zugangsdaten zurücksetzen

Wenn Du die onyo-Integration in Personio bereits eingerichtet hast, lege keine neue Integration an. Setze stattdessen die bestehenden Zugangsdaten zurück:

1. Gehe in Personio zu Einstellungen → „API-Zugriffsdaten“ und wähle „onyo“ aus.
2. Öffne den Reiter „API credentials“ und klicke auf „Client-ID und API-Secret zurücksetzen“, dann bestätige.
3. Trage die neue Client-ID und das neue API-Secret in onyo ein (Schritte 6–8 oben).